El publico general solo asiste a la conferencia sin darse cuenta todo el plan logistico y el esfuerzo que se mueve para que el mensaje del evangelio restaurado y el evangelio de Jesucristo llege a oidos y a la vista de todos los participantes, para que puedan sentarse tranquilamente y disfrutar del espiritu pero ¿Quién se encarga de que todo salga según lo planeado? y que los problemas se resuelvan . ¿Cuales son los puntos vitales para que una conferencia sea exitosa?
A continuacion enumeramos los puntos que se planearon y resolvieron con prontitud para esta edición de la conferencia:
- Audio: Para las sesiones del sábado se requirio un microfono de solapa para la autoridad presidente para que capacitara desde las bancas, un microfono movil para cuando se realizaban preguntas a la membresia pudiera escuchar claramente y no adivinar lo que se intentaba decir, para las sesión general solo fue necesario el microfono central. Para que el audio sonara como debia de sonar, se requierieron varias pruebas con anticipación verificar el estado de los equipos y el cableado.
- Coro: La música es un elemento vital para llamar al espiritu y su preparación se hizo con la debida anticipación por varias semanas, el coro tiene su propia complejidad logistica, fuera de lo que hermoso que se escucha se necesita mucha prepación para que suene de la mejor manera entre las cosas que necesitan estan, copias de las partituras, folders con los himnos, pedestales, conexiones, consola, regletas, extenciones, los microfonos necesarios para las voces su respectiva ubicación y ecualización asi como si se traen instrumentos y los microfonos que se requieren para que el sonido de ellos se sincronice con el de las voces en una armonia hermosa, en esta sesión los instrumentos no eran miembros de la iglesia y se requirio contratar un servicio de transporte para que se llevaran. Debido a la complejidad y la inexperiencia de parte nuestra se pidio ayuda a los hermanos de Operaciones y Mantenimiento, O & M quienes prestarón todo el equipo de audio que necesito el coro y proporcionaron un operador.
- Tecnología: Se requirio de mucho esfuerzo para que todos los asuntos tecnologicos salieran bien, la movilizacion de televisores, laptos, regletas, cableado, Data Show y toda la preparación anticipada no pudo evitar que los conflictos se presentaran, el data show principal funcionaba a la perfección no asi, la pantalla, a pesar de las diversas pruebas que se llevaron a cabo la pantalla no bajo y eso obligo a tomar medidas de respaldo que no estaban contempladas, despues de la desesparación y el tiempo apremiante se resolvio con el data de la estaca siendo proyectado a la pared pero su distorción afecto en la lectura de los hermanos, en la sesión de adultos se mejoro la visualización del proyector al colocarlo diagonalmente cerca del estrado para que la proyeccion no se distorcionara con el movimiento.
- Parqueo: Desde la apertura del portón y las puertas peatonales hasta Buses, rapiditos, taxis, carros particulares, pailas, motos, autos de los invitados especiales, planta electrica, todo requeria de un comite de hermanos bien dispuestos que contribuyeran a ordenar el trafico, reservar espacios y controlar la seguridad de los hermanos, especialmente durante la sesión general.
- Histórico: La historia se registro con un comite de fotografía y redacción debidamente carnetizado quien capto los mejores momentos y entrego a los hermanos contratos de uso de imagen autorizados para publicaciones de la iglesia, los mejores momentos para captar la luz que se vivio fue durante los intermedios, la llegada y salida de los hermanos, se tomaron dos tipos de fotografias, de retrato y espontaneas , los miembros tambien fueron entrevistados para que compartieran sus sentimientos.
- Protocolo: Se requirio de una anticipación a lo que seria necesario asi como su respectiva compra y preparación entre las que se pueden enumerar estan: Botellas de agua, refrigerio, fotocopias, lapices, marcadores, pizarra, borrador, flores, baterias para los microfonos, tapes, coordinación de la comida, , manteles, contabilización de la asistencia, etc.
- Edificio: La reunión requirio una semana y dias antes, una limpieza excesiva en cada rincón por parte de los miembros de la estaca y personal profesional de O & M quienes pintaron, puertas repararon, bancas, y verificaron las conexiones y servicio de agua, asi como dejar todo en orden al finalizar, un edificio limpio no es cuestión de arte de magia se requierio tiempo y esfuerzo antes y despues para que todo estubiera limpio. Tambien un dia antes llego una planta electrica para proporcionar energia en caso que se fuera.
- Actualizate: Por primera vez se llevo a cabo el programa actualizate diseñado por la estaca para tener una mejor comunicación con los miembros el programa consiste en tomar fotografias, actualizar correo, direccion, telefono y verificar los nombres de la cedula de los hermanos con total anticipacipación se preparo y capacito a los secretarios de cada unidad para saber como actualizar los datos de sus miembros, se requiero de 7 computadoras, buena conexión a internet, cableado, mesas, y el apoyo de varios hermanos para que el programa llevara a cabo un total de 70 cedulas actualizadas, el exito fue más de lo esperado y se planea nuevas actividades en donde se logre captar actualización de datos.
- Mobiliario: La colocación de las sillas, el orden las bancas, las sillas del sumo consejo en el estrado, el orden de las bancas para el coro, el ubicar el moviliario para los programas de actualizate y el CAS requiero el esfuerzo de varios hermanos .
Se agradece principalmente a los siguientes hermanos quienes llegaron más temprano que todos, y salieron más tarde que cualquiera:
Eddy Varela
Erickson Quiroz
Denis Monge
Jordan Nieto
Karen Sierra
Kenith Méndez
Omar Durón
Roger Vargas
Jossue Irias
Nohe Andino
Moroni Rivera
René Zepeda
Omer Robledo
Omer Robledo
Excelente trabajo! Gracias a ello disfrutamos de una preciosa conferencia!
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